Bureaucratie is een organisatiestructuur die gekenmerkt wordt door aan regels onderheven procedures, verdeling van verantwoordelijkheid, hiërarchie en onpersoonlijke relaties. Bureaucratisering is sterk verbonden met rationeel-legaal gezag en zorgt met centralisatie en juridisering voor een verdichting van de afhankelijkheidsbetrekkingen binnen een staatsverband.

De Duitse socioloog Max Weber heeft dit verschijnsel uitgebreid beschreven in zijn boek Gezag en bureaucratie en voordracht Politiek als beroep. Hij zag het als superieur ten opzichte van traditionele structuren. Bureaucratieën zijn immers rationeel en efficiënt, en iedereen wordt op gelijke wijze behandeld. Familie en vrienden worden in de ideale situatie niet voorgetrokken. Ook taakverdeling staat centraal in het Weberiaanse concept 'bureaucratie'. Elke afdeling zorgt voor één stukje van de keten, waarbij de taakverdeling duidelijk is beschreven.

Een ander pluspunt was voor Weber de scheiding tussen politiek en ambtenarij. Ambtenaren zijn volgens Weber trouw en objectief. Politieke besluitvormers nemen beslissingen en de ambtenarij voert deze dan uit. Daarom spreekt men ook over het primaat van de politiek. Hoewel deze visie waardevol is, is ze natuurlijk niet de absolute waarheid. De manier waarop men een opdracht moet uitvoeren is immers ook waardegebonden. Men kan een weg door een bos trekken, dat is de goedkoopste manier, maar men kan de weg ook rond het bos leggen, dat is de ecologische manier.

Desondanks zag Weber ook de gevaren. Een bureaucratie is een onpersoonlijke machine waarin de individuele vrijheid van ambtenaren verloren gaat. Ook konden bureaucraten te veel macht krijgen die niet door de politiek verantwoordelijken gecontroleerd zou worden.

In de loop van de negentiende en twintigste eeuw is de staatsbureaucratie sterk toegenomen. Waar aanvankelijk soms sprake was van een nachtwakersstaat, nam de overheid steeds meer taken op zich, in sommige landen uitmondend in een verzorgingsstaat. In veel westerse landen is de overheid sterk betrokken bij gezondheidszorg, arbeid, armenzorg, huisvesting, onderwijs en cultuur, vaak vanuit het idee van een maakbare samenleving. De overheidsuitgaven zijn dan ook in veel landen sterk gestegen ten opzichte van het bruto nationaal product. Vanaf de jaren tachtig van de twintigste eeuw is door de economische problemen geprobeerd om dit proces in te tomen.

Tegenwoordig wordt 'bureaucratie' veelal verwijtend gebruikt, wanneer er naar de mening van de gebruiker te veel regels of procedures zijn of men te onpersoonlijk behandeld wordt. Mensen ervaren het als een overdreven papiermolen en krijgen het gevoel van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Ook denken velen dat de overheid met een flinke afname van het aantal ambtenaren veel efficiënter zou werken.

In dit verband is het dan ook beter om van bureaucratisme te spreken. Onder bureaucratisme verstaat men de ontaarding van de bureaucratie. Dit is het geval wanneer de bureaucratisering van een organisatie tot in het extreme wordt doorgevoerd, waarbij een scherp doorgevoerde taakverdeling, strakke hiërarchische lijnen en sterk geobjectiveerde competentie-criteria centraal staan. Dit kan dan gemakkelijk leiden tot formalisme, paperasserie en een bijna dwangmatig gelijke behandeling van ongelijke gevallen.

• Ombudsman
• Paarse krokodil

• Kafka.be, meldpunt om de bureaucratie in België te verminderen
• Kafkabrigade, Nederlands onafhankelijk projectbureau voor onderzoek en advies over bureaucratie

Zie de categorie Bureaucracy van Wikimedia Commons voor mediabestanden over dit onderwerp.