למונח ארכיון שלושה מובנים:

1. החומר הארכיוני הראוי לשמירה לצמיתות;
2. המוסד הרוכש חומר ארכיוני, שומר אותו ומעמיד אותו לשימוש;
3. משכן החומר הארכיוני^[1].

מקור המילה אַרְכִיּוֹן הוא ביוונית, שבה הייתה משמעותה ביתו של האַרכוֹן – בו היו מתורגמים ונשמרים מסמכים שנמצאו באחריותו. שורש המילה ארכיון ביוונית הוא "ארכה" (ἀρχή), שפירושה ראשיתי, קדום, פרימרי (כמו במילה ארכאולוגיה). במגילת אסתר נמצא הערך "גנזי המלך" ומכאן שבעברית משתמשים גם במילה "גנזך" במובן של ארכיון.

לארכיונים יש ארגון בין-לאומי – המועצה הבין-לאומית לארכיונאות (ICA – International Council on Archives) שחברים בו מלבד ארכיונים לאומיים ואיגודי ארכיונים, ארכיונים של מוסדות, עסקים, ארגונים וכיוצא בזה.

מבחינים בין שני סוגים של ארכיונים:

• ארכיון מנהלי – ארכיון המקבל חומר ארכיוני מהארגון אליו הוא שייך. הוא פועל במסגרת הארגון. כדי להשלים את החומר הארכיוני המתקבל מהארגון אוסף ארכיון זה השלמות הנמצאות במקום אחר.
• ארכיון תיעודי – הוא ארכיון שאוסף חומר ארכיוני הקשור לעניין כלשהו. כגון ארכיון יד ושם האוסף חומר ארכיוני הקשור לשואה.

יש ארכיונים שמתמחים בסוג מסוים של חומר ארכיוני. לדוגמה, הפונותיקה הלאומית היא ארכיון של הקלטות מוזיקה. באופן דומה, סינמטקים הם ארכיונים לסרטי קולנוע, גם באינטרנט ישנם ארכיונים, אלו הם אתרים השומרים גרסאות ישנות של אתרי אינטרנט, וניתן לחפש בהם לפי שם אתר ותאריך.

ארכיונים קיימים מאז ימי קדם, מקובל שהארכיון העתיק ביותר הוא חוקי חמורבי החקוקים על מצבתו שנמצאת במוזיאון הלובר. בעקבות היונים הלכו גם הרומאים והקימו ארכיונים – ARCHIVUM. גם במקורות היהודיים יש אזכור לארכיון, לדוגמה בספר ירמיהו, פרק ל"ב, פסוקים י"א–י"ד:

וָאֶקַּ֖ח אֶת־סֵ֣פֶר הַמִּקְנָ֑ה אֶת־הֶֽחָת֛וּם הַמִּצְוָ֥ה וְהַחֻקִּ֖ים וְאֶת־הַגָּלֽוּי׃ וָאֶתֵּ֞ן אֶת־הַסֵּ֣פֶר הַמִּקְנָ֗ה אֶל־בָּר֣וּךְ בֶּן־נֵרִיָּה֮ בֶּן־מַחְסֵיָה֒ לְעֵינֵי֙ חֲנַמְאֵ֣ל דֹּדִ֔י וּלְעֵינֵי֙ הָֽעֵדִ֔ים הַכֹּתְבִ֖ים בְּסֵ֣פֶר הַמִּקְנָ֑ה לְעֵינֵי֙ כׇּל־הַיְּהוּדִ֔ים הַיֹּשְׁבִ֖ים בַּחֲצַ֥ר הַמַּטָּרָֽה׃ וָאֲצַוֶּה֙ אֶת־בָּר֔וּךְ לְעֵינֵיהֶ֖ם לֵאמֹֽר׃ כֹּה־אָמַר֩ יְהֹוָ֨ה צְבָא֜וֹת אֱלֹהֵ֣י יִשְׂרָאֵ֗ל לָק֣וֹחַ אֶת־הַסְּפָרִ֣ים הָאֵ֡לֶּה אֵ֣ת סֵ֩פֶר֩ הַמִּקְנָ֨ה הַזֶּ֜ה וְאֵ֣ת הֶחָת֗וּם וְאֵ֨ת סֵ֤פֶר הַגָּלוּי֙ הַזֶּ֔ה וּנְתַתָּ֖ם בִּכְלִי־חָ֑רֶשׂ לְמַ֥עַן יַעַמְד֖וּ יָמִ֥ים רַבִּֽים׃

במשך אלפי שנים שימשו הארכיונים אך ורק את מוסדות השלטון, בין אם היה זה שלטון מרכזי של מדינה, שלטון של עיר או של מוסדות דת, בעיקר של מוסדות הכנסייה הקתולית. בימי הביניים נוצרו גם ארכיונים של משפחות אצולה ומראשית העת החדשה נוצרו גם ארכיונים של עסקים. כל הארכיונים האלו היו סגורים לקהל ופתוחים אך ורק לבעליהם.

השינוי המרכזי בתפקיד הארכיונים הגיע עם המהפכה הצרפתית ב-1789, שבעקבותיה בוטלו המעמדות. ב-25 ביוני 1794^[2] נחקק בצרפת חוק הארכיונים המודרני הראשון, שקבע שהארכיון של הממשלה יהיה פתוח לקהל. חקיקת חוק זה הייתה ראשיתה של התקופה המודרנית בניהול הארכיונים. בעקבות הצרפתים התחילו שאר מדינות אירופה לפתוח את הארכיונים שלהם לקהל האזרחים. עובדה זו הפכה את הארכיונים כמקור למחקר מדעי.

ציון דרך חשוב בניהול הארכיונים היה ב-1898 עם צאת ספרם המונומנטלי של שלושת ההולנדים  Muller Feith and Fruin – "מדריך לארגון ורישום ארכיונים". הם אלו שקבעו את הכלל הבסיסי בארכיונאות – "עקרון המוצא", כלל שתקף גם היום וביתר שאת בארגון, סידור ורישום של חומר ארכיוני דיגיטלי.

התפתחות נוספת בניהול הארכיונים חלה בראשית המאה העשרים שאז התברר לארכיונאים שעל מנת לאפשר שימוש ראוי ואמין בחומר הארכיוני השמור בארכיונים עליהם להיות מעורבים בתהליך יצירת החומר הארכיוני. כך נוצר מקצוע משני בארכיונאות – ניהול רשומות.

הארגון הבסיסי של הארכיון הוא בהתאם לגוף יוצר^[1] החומר. כל יוצר חומר ארכיוני הוא חטיבה^[1] בארכיון. זו יכולה להיות חטיבה של חומר ארכיוני מינהלי, זה יכול להיות אוסף כלשהו וזה יכול להיות ארכיון של בן-אדם או של משפחה. לדוגמה: ארכיון השופט חיים כהן בגנזך המדינה.

עם הארכיונים בישראל נמנים:

ענף שירותי גניזה

בעידן המודרני בישראל חלה התפתחות עם החלטתה של ממשלת ישראל להפריט את תחום שירותי הגניזה. החלטה זו התקבלה ביולי 1994 לאחר בחינה מדוקדקת בדבר האפשרות להעביר את החומר הארכיוני של משרדי הממשלה ויחידות הסמך גם לחברות גניזה פרטיות. בעקבות ההחלטה הוקמו חברות גניזה, או "מגנזות תעשייתיות", אשר שומרות ניירת ומסמכים אשר לא נמצא מקומם בארכיון הלאומי וכן חומרים של חברות פרטיות ואישים פרטיים אשר מצאו לנכון להעביר את החומר לניהול מקצועי בארכיב חיצוני. המגנזות התעשייתיות או חברות הגניזה בישראל הן זרוע ביצוע ארוכה לצורך בדיקת איכות וסטנדרטיזציה של שמירת חומר היסטורי ולאומי וכן חומר מסחרי ופרטי. כיום קיימות מספר חברות גניזה בשוק הפרטי.

• ארכיונאי
• גניזה
• ארכיון האינטרנט
• האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע
• המועצה הבין-לאומית לארכיונאות
• ארכיון דיגיטלי

• אתר 'הארכיון' לדפי אינטרנט
• אתר הארכיון לדפי אינטרנט בישראל בלבד
• ארכיון מיתר לתולדות המדינה
• ארכיב או ארכיון?, באתר האקדמיה ללשון העברית, ‏28 בפברואר 2012
• ארכיון, באתר אנציקלופדיה בריטניקה (באנגלית)
• ארכיונים, דף שער בספרייה הלאומית