Σύμφωνα με την πολιτική της Βικιπαίδειας δεν επιτρέπεται η ανάρτηση υλικού που δεν μπορεί να υπαχθεί στην άδεια Creative Commons CC-BY-SA 4.0. Αυτό σημαίνει ότι απαγορεύεται γενικά η δημοσίευση υλικού του οποίου κάποιος τρίτος έχει τα πνευματικά δικαιώματα, ακόμη και όταν τα διανέμει δωρεάν.

Αν υποπέσει στην αντίληψή σας κάποιο λήμμα ή εικόνα που πιθανόν να παραβιάζει τα πνευματικά δικαιώματα κάποιου, παρακαλούμε να προσθέσετε ((copyright)) στο κείμενο του λήμματος ή τη σελίδα περιγραφής της εικόνας, ώστε να εμφανιστεί αυτόματα στην κατηγορία Παραβίαση Πνευματικών Δικαιωμάτων.

Ο κάθε χρήστης της Βικιπαίδειας μπορεί να διερευνήσει αν ένα κείμενο ή μια φωτογραφία παραβιάζει τα πνευματικά δικαιώματα κάποιου τρίτου, χωρίς να είναι διαχειριστής. Μόνο στην περίπτωση που τελικά το κείμενο αποτελεί παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων χρειάζεται να ενημερωθεί κάποιος διαχειριστής για τη διαγραφή της σελίδας ή εικόνας (και κάποιες φορές όταν υπάρχει και ελεύθερο κείμενο στη σελίδα, δεν είναι απαραίτητη η διαγραφή αλλά απλά η αφαίρεση του κειμένου που αποτελεί παραβίαση).

Το πρώτο βήμα μετά την αναγνώριση ότι το κείμενο βρίσκεται κάπου αλλού είναι να διαπιστωθεί αν πρόκειται για κείμενο από εκδοτικό οίκο ή ιστοσελίδα που ενεργεί εμπορικά. Αν εμφανώς είναι εμπορική ιστοσελίδα ή το κείμενο είναι από έντυπο βιβλίο ή εφημερίδα, τότε μπορεί να διαγραφεί άμεσα, καθώς είναι απίθανο να τα έχουν διαθέσει οι ίδιοι υπό την CC-BY-SA 4.0 χωρίς να το αναφέρουν κάπου. Ωστόσο κατά την κρίση του καθενός μπορεί να γίνει ερώτηση προς τον αρθρογράφο ενός κειμένου για την περίπτωση που θέλει να ελευθερώσει το κείμενο υπό την GFDL εκ των υστέρων. Προσοχή: Δεν αρκεί η παραχώρηση άδειας για δημοσίευση του κειμένου ή της εικόνας στη Βικιπαίδεια. Είναι απαραίτητη η άδεια για δημοσίευση του κειμένου ή της εικόνας οπουδήποτε και από οποιονδήποτε σύμφωνα με τους όρους της CC-BY-SA 4.0 (ή και άλλης ελεύθερης άδειας για τις εικόνες).

Το δεύτερο βήμα είναι η ερώτηση προς τον χρήστη που καταχώρησε το κείμενο, για το αν είναι ο ίδιος ο κάτοχος των πνευματικών δικαιωμάτων ή έχει πάρει σχετική άδεια. Αυτό φυσικά, μπορεί να γίνει μόνο στην περίπτωση που ο χρήστης έχει λογαριασμό στη Βικιπαίδεια και δεν μπαίνει ως ανώνυμος. Πολλές φορές μπορούμε να ζητήσουμε απόδειξη για τη βεβαίωση ότι ο χρήστης είναι ο ίδιος ο συντάκτης του κειμένου. Για κάτι τέτοιο είναι αρκετό ένα e-mail από τη διεύθυνση της ιστοσελίδας όπου είναι δημοσιευμένο το κείμενο¹ προς το permissions-el@wikimedia.org (ή η ανάρτηση σε κάποιο χώρο της ιστοσελίδας-πηγής μιας επισήμανσης και υπόδειξή της στο permissions-el@wikimedia.org). Ένα ενδεικτικό πρότυπο e-mail προς τη Βικιπαίδεια, για τη διανομή υλικού υπό την CC-BY-SA 4.0 και την GFDL (ή άλλη άδεια προκειμένου για εικόνες) βρίσκεται εδώ.

Το τρίτο βήμα (αν δεν έχουμε βεβαιωθεί προηγουμένως) είναι η αποστολή δικού μας e-mail προς την ιστοσελίδα όπου βρίσκεται το κείμενο. Ένα πρότυπο e-mail βρίσκεται στην Βικιπαίδεια:Προβλήματα πνευματικών δικαιωμάτων/e-mail. Αν δεν υπάρξει θετική απάντηση με τις παραπάνω προδιαγραφές μέσα σε 10 ημέρες, τότε το κείμενο μπορεί να διαγραφεί.

Εάν δεν είναι οφθαλμοφανές, θα σας ζητηθεί απόδειξη για το ότι είστε ο ίδιος ο συντάκτης του κειμένου ή ο εκδότης που κατέχει τα πνευματικά δικαιώματα. Για κάτι τέτοιο είναι αρκετό ένα e-mail από τη διεύθυνση της ιστοσελίδας όπου είναι δημοσιευμένο το κείμενο² προς το permissions-el@wikimedia.org (ή η ανάρτηση σε κάποιο χώρο της ιστοσελίδας-πηγής μιας επισήμανσης και υπόδειξή της στο permissions-el@wikimedia.org) ή οποιοσδήποτε άλλος πρόσφορος τρόπος για την ταυτοποίησή σας ως συντάκτη.

Ένα ενδεικτικό πρότυπο e-mail προς τη Βικιπαίδεια, για τη διανομή υλικού υπό την CC-BY-SA-4.0 (ή άλλη άδεια προκειμένου για εικόνες) βρίσκεται εδώ.